Hur lyckas man som företag i kommunens upphandlingar?

31.3.2025

Kommunerna skaffar sig årligen en enorm mängd produkter och tjänster från företag genom offentliga upphandlingar. Det innebär att företag som deltar i kommunernas upphandlingar kan skaffa sig långvariga och stabila kundrelationer. Det är ändå inte helt enkelt utan kräver förberedelser.

Genom att delta i upphandlingar gällande kommunerna och välfärdsområden kan företagen få betydande affärsverksamhetsmöjligheter men för att lyckas krävs noggranna förberedelser och förståelse av offertprocessen.

Säkra resurser, certifikat och hållbarhetsärenden

När man som företag förbereder sig på en upphandling är första steget att bedöma det egna företagets konkurrenskraft. Företagaren måste kontrollera om företaget har tillräckliga resurser, referenser, kunnande och den ekonomisk säkerhet som krävs för att uppfylla kraven hos offentliga upphandlingar. Kommunerna kan ställa krav till exempel gällande omsättning eller det ekonomiska läget.

– Det gäller också att bekanta sig med hurudana krav kommunerna ställer på till exempel miljöcertifikat och hållbarhetskriterier samt försäkra sig om att de här sakerna hela tiden är i skick i det egna företaget, påminner Kjell Nydahl, Direktör för företagstjänster.

Kommunerna planerar också sina införskaffningar på förhand vilket innebär att det finns skäl att följa med kommunernas införskaffningsplaner och diskutera med beslutsfattarna redan innan upphandlingarna.

Hilma (www.hankintailmoitukset.fi/sv/) är en anmälningsportal för offentliga upphandlingar i Finland där offertförfrågningar och upphandlingsannonser publiceras. I Hilma kan du söka upphandlingar utgående från din bransch och geografiska position. Det lönar sig att aktivt följa med Hilma och ställa in notisaviseringar gällande pågående upphandlingar inom den egna branschen.

Förståelse för kraven i offertförfrågan

Offerten bör göras noggrant så att den svarar på kraven som ställs i offertförfrågan. Offertförfrågningarna kan vara breda så man måste försäkra sig om att man förstår deras innehåll innan man lämnar in anbudet. Om offertförfrågan är oklar kan man be aktörerna bakom förfrågan att förtydliga innehållet.

Några viktiga saker att lägga märke till:

Tydlighet och noggrannhet – All efterfrågad information ska presenteras entydigt. Anbudet ska följa strukturen i offertbegäran och direkt svara på de frågor som ställs i begäran. Alla villkor och krav måste uppfyllas, annars kommer anbudet att förkastas.
Prissättning – En konkurrenskraftig men lönsam prissättning är i nyckelposition. Lägg märke till alla eventuella kostnader och villkor (t.ex. leveranstider och garantivillkor).
Verifiera kvalitet och hållbarhet– Se till att bifoga de referenser eller ansvarscertifikat (t.ex. YSE 1998-villkor inom byggbranschen eller kvalitetsledningssystemet ISO 9001) som krävs i offertförfrågan.
Håll dig till utsatta tidtabeller – Ett försenat anbud förkastas automatiskt.

Offerterna ska för det mesta skickas in via elektroniska system såsom Cloudia eller Anbjudstjänsten (Tarjouspalvelu.fi).

Förbättringar sker enbart genom att delta

Kommunen bedömer offerterna utgående från på förhand bestämda kriterier såsom pris, kvalitet, leveranstid och hållbarhet. Om anbudet vinner bör företaget vara beredd på avtalsförhandlingar och eventuella ytterligare förtydliganden.

– Det är alltid bra att be kommunens enhet om feedback på anbudet. På så sätt kan man lära sig och få tips om hur man kan förbättra nästa anbud. Man lär sig bara genom att delta i upphandlingar, och de första anbudsrundorna ger värdefull erfarenhet, poängterar företagsrådgivare Olav Nylund.