Osallistuminen kuntien sekä myös hyvinvointialueiden kilpailutuksiin voi tarjota yritykselle merkittäviä liiketoimintamahdollisuuksia, mutta onnistuminen vaatii hyvää valmistautumista ja tarjousprosessin ymmärrystä.

Varmista resurssit, sertifikaatit ja vastuullisuusasiat

Valmistautuessa kilpailutuksiin on ensimmäisenä askeleena arvioida oman yrityksen kilpailukyky. Yrittäjän on syytä tarkista, että yritykselläsi on riittävät resurssit, referenssit, osaaminen ja taloudellinen vakaus julkisten hankintojen vaatimuksiin vastaamiseksi. Kunnilla voi olla vaatimuksia esimerkiksi liikevaihdon tai taloudellisen tilanteen suhteen.

– Kannattaa myös tutustua siihen, minkälaisia vaatimuksia kunnilla saattaa olla esimerkiksi ympäristösertifikaattien tai vastuullisuuskriteereiden suhteen ja huolehtia siitä, että nämä ovat omassa yrityksessä kunnossa nyt ja jatkuvasti, yrityspalvelujohtaja Kjell Nydahl muistuttaa.

Kunnat myös suunnittelevat hankintojaan etukäteen, joten on syytä seurata kuntien hankintasuunnitelmia ja keskustella päättäjien kanssa jo ennen kilpailutuksia.

Hilma (www.hankintailmoitukset.fi) on Suomen julkisten hankintojen ilmoitusportaali, jossa julkaistaan tarjouspyynnöt ja hankintailmoitukset. Hilmasta voit hakea kilpailutuksia oman toimialan ja sijainnin perusteella. Kannattaa ehdottomasti seurata Hilmaa aktiivisesti ja asettaa ilmoitushälytyksiä oman toimialansa hankinnoista.

Tarjouspyynnön vaatimukset on ymmärrettävä

Tarjous tulee laatia huolellisesti ja vastaamaan tarjouspyynnön vaatimuksia. Tarjouspyynnöt voivat olla laajoja, joten on varmistettava, että ymmärtää niiden sisällön ennen tarjouksen jättämistä. Jos tarjouspyynnössä on epäselvyyksiä, voit kysyä tarkennuksia tarjouspyynnön julkaisijalta.

Tärkeitä huomioitavia asioita ovat:

• Selkeys ja tarkkuus – Kaikki pyydetyt tiedot tulee esittää yksiselitteisesti. Tarjouksen tulee noudattaa tarjouspyynnön rakennetta ja vastata suoraan kysyttyihin asioihin. Kaikki ehdot ja vaatimukset on täytettävä, muuten tarjous hylätään.
• Hinnoittelu – Kilpailukykyinen mutta kannattava hinnoittelu on avainasemassa. Huomioi kaikki mahdolliset kulut ja ehdot (esim. toimitusajat, takuuehdot).
• Laadun ja vastuullisuuden todentaminen – Jos tarjouspyynnössä vaaditaan referenssejä tai vastuullisuustodistuksia (esim. YSE 1998 -ehdot rakennusalalla tai ISO 9001 -laatujärjestelmä), varmista, että liität ne mukaan.
• Määräaikojen noudattaminen – Myöhästynyt tarjous hylätään automaattisesti.

Tarjoukset jätetään useimmiten sähköisten järjestelmien, kuten Cloudia tai Tarjouspalvelu.fi, kautta.

Vain osallistumalla voi tulla paremmaksi

Kunta arvioi tarjoukset ennalta määrättyjen kriteerien mukaisesti, kuten hinnan, laadun, toimitusajan ja vastuullisuuden perusteella. Jos tarjous voittaa, yrityksen tulee varautua sopimusneuvotteluihin ja mahdollisiin lisäselvityksiin.

– Kannattaa aina pyytää kuntayksiköltä palautetta tarjouksesta. Näin on mahdollista oppia ja saada vinkkejä siitä, miten parantaa seuraavaa tarjousta. Kilpailutuksiin oppii vain osallistumalla, ja ensimmäisistä tarjouskierroksista saa arvokasta kokemusta, yritysneuvoja Olav Nylund painottaa.

• Varaa aika yritysneuvojalle
• Ilmoittaudu Suomen Yrittäjien webinaariin Löydä julkiset kilpailutukset ja niiden bisnesmahdollisuudet 16.4.