Registerbeskrivningar

Från och med den 25 maj 2018 tillämpas EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) tillsammans med dataskyddslagen (1050/2018) på behandling av personuppgifter.

Upprättat 20.3.2018, senast uppdaterad 12.9.2024.

Registeransvarig:
Vasaregionens Utveckling Ab VASEK (FO-nummer 1850796–9)
Nedre Torget 1 A (3:e våningen)
65100 Vasa
+358 6 317 7600
info@vasek.fi

Grunder för upprätthållandet av registret
Skötsel av kundrelationer, kundens medgivande samt ett berättigat intresse hos den personuppgiftsansvarige.

Dataskydd vid Vasaregionens Utveckling Ab VASEK

Vasaregionens Utveckling Ab VASEK har förbundit sig att skydda individers rättigheter och hålla säkert den information som behandlas. I denna dataskyddsbeskrivning beskrivs hur VASEK behandlar (samlar, använder, förvarar och skyddar) personuppgifterna som finns i kundregistret.

Vi kan uppdatera denna dataskyddsbeskrivning då och då, till exempel när lagstiftningen ändras. Vi kan göra förändringar i detta dokument även när vi ändrar, utökar eller förbättrar våra tjänster. Ifall vi utökar tjänster och ber dig om ytterligare personuppgifter, redogör vi för användningen av denna nya information senast vid datainsamling. Därutöver kan vi uppdatera denna beskrivning av andra orsaker, så vi rekommenderar att du går in nu som då och tittar om beskrivningen har ändrats.

VASEK behandlar personuppgifter av flera olika orsaker. I denna beskrivning hänvisar vi till kunder, potentiella kunder, våra kunders medarbetare och andra ifrågavarande parter.

Grunderna till att vi behandlar dina personuppgifter beror på vilka av våra tjänster du använder. Du må tillhöra en eller flera personuppgiftsgrupper, beroende på till vilken utsträckning du använder dig av våra tjänster.

Vilka personuppgifter samlar vi?

Blivande företagare:

Av blivande företagare samlar vi följande uppgifter: namn- och adressuppgifter (telefonnummer, e-post, adress, osv.), kön, hemkommun, födelsetid, kontaktspråk samt uppgifter relaterade till utförandet av tjänsten. Dessa är bl.a. utbildning, utbildningsbeskrivning, yrke, arbetssituation, beskrivning av arbetssituationen, arbetserfarenhet, e-poster, lönsamhetskalkyler, affärsplaner och annan dokumentation som behövs för att utföra tjänsten. Vi sparar också dina anmälningar till olika evenemang samt dina svar på våra förfrågningar.

Dessutom registreras det viktigaste innehållet vid möten och kontakter, företagsrådgivarens utlåtanden, remisser till sakkunniga, grundandet av företaget och andra händelser under kundrelationen.

Informationen samlas direkt från kunden, men vi får personuppgifter även från Nyföretagarcentralerna i Finlands (SUK ry) marknadsföringssystem (namn, e-postadress, postnummer och arbetssituation). På basis av denna information kontaktar vi dig för att erbjuda vår tjänst. Du har gett ditt godkännande till att informationen överlåts till oss när du fyllde i enkäten.

Registerinformationen kan användas till att administrera, sköta, upprätthålla och utveckla kundrelationen mellan kunden och VASEK och dess bifirma Nyföretagscentrum Startia samt till att rikta utbudet, göra analyser, producera, erbjuda och utveckla tjänster samt upprätta marknadsundersökningar och annan statistik. Registerinformationen kan användas i marknadsföringen mellan VASEK/Startia och kunden (inkl. elektronisk direktmarknadsföring) och till riktande av marknadsföringen inom lagens ramar. Kunden har rätt att förbjuda direktmarknadsföring som riktar sig till kunden själv.

När kunden kontaktar VASEK/Startia kan e-postmeddelandena sparas. Den sparade kommunikationen kan användas för verifiering av kundservicehändelser och för utbildning av bolagets personal. Endast personer som har rätt att behandla kundinformation hanterar de sparade meddelandena.

Om kunden ger sitt godkännande kan information lämnas till AN-byrån för beviljande av startpeng, till Finnvera för ansökan om Finnvera-lån samt till sakkunniga, finansinstitut etc. för vidtagande av åtgärder enligt kundens behov. Då överlåts personens kontaktuppgifter och en kort beskrivning av affärsidén.

Vi kan också använda kundinformationen till att skydda oss mot samt identifiera och förebygga bedrägeri och andra brott, krav och ansvar. Vi kan använda informationen för att följa den lag som bör tillämpas.

Befintliga företag och företagens kontaktpersoner/anställda:

Vi samlar information om de företag, företagare och deras personal, som är verksamma i regionen, är våra nuvarande eller potentiella kunder eller våra samarbetspartners.

Av kunder samlar vi följande uppgifter: namn- och adressuppgifter (telefonnummer, e-post, adress, osv.), födelsetid (gällande företagare i regionen), kön, hemkommun, kontaktspråk samt uppgifter relaterade till utförandet av tjänsten. Dessa är bl.a. e-poster, anteckningar över telefonsamtal, memorandum och annan dokumentation som behövs för att utföra tjänsten. Vi sparar också dina anmälningar till olika evenemang samt dina svar på våra förfrågningar.

Av de som varit våra kunder redan i startskedet av företagandet, använder vi oss av all den information som samlats under rollen som Blivande företagare. Om du därtill är en del av vårt nätverk av sakkunnigorganisationer, behandlar vi information gällande ditt kunnande och tjänster som du erbjuder.

Registerinformationen kan användas till att administrera, sköta, upprätthålla och utveckla kundrelationen mellan kunden och VASEK och dess bifirma Nyföretagscentrum Startia samt till att rikta utbudet, analysera, producera, erbjuda och utveckla tjänster samt upprätta marknadsundersökningar och annan statistik. Registerinformationen kan användas i marknadsföringen mellan VASEK/Startia och kunden (inkl. elektronisk direktmarknadsföring) och till riktning av marknadsföringen inom lagens ramar. Kunden har rätt att förbjuda direktmarknadsföring som riktar sig till kunden själv.

Diskussioner mellan oss och företag samt åtgärder vi tagit behandlas som konfidentiella och hemliga. Observera dock att om du är även en projektkund, kan uppgifterna delvis eller fullständigt omfattas av offentlighetslagen (offentlig finansiering).

Uppgifterna samlas direkt från kunden, men vi samlar även personuppgifter av företag som har verksamhet i regionen, deras företagare och nyckelkontaktpersoner från offentliga källor, såsom PRH, Fonectas förteckning över företagsinformation, Handelsregistret, företagens webbsidor, osv.

Offentlig information om företagen publiceras i Vasaregionens företagsregister som upprätthålls av VASEK https://vasek.yrityshakemistot.fi/. Du kan kontakta oss via företagsregistret ifall du vill göra ändringar i uppgifterna som finns i registret om ditt företag eller om du vill ta bort ditt företag från registret.

Kunder som anknyts till projekt:

När du deltar i en åtgärd, skolning eller evenemang inom ett EU-finansierat projekt, samlar vi likadana uppgifter som samlas för rollerna Blivande företagare och Befintliga företag och företagens kontaktpersoner/anställda.

Uppgifterna används till att utföra kommunikation, marknadsföring och kundtjänst inom projekten. Därtill överlåter vi för EU-projektrapportering somliga personuppgifter till finansiären, projektets huvudgenomförare och projektets övervakare.

Projektinformation behandlas för att uppfylla den lagstadgade skyldigheten. Den lagstadgade skyldigheten består av nationell och EU-lagstiftning om strukturfonderna, exempelvis Lag om finansiering av regionutveckling och strukturfondsprojekt (7/2014), Lag om utveckling av regionerna och förvaltning av strukturfondsverksamheten (8/2014), Allmän förordning (EU nr 1303/2013), ERUF-förordning (EU nr 1301/2014) och ESF-förordning (EU nr 1304/2013).

Personuppgifter förvaras 10 efter projekttiden gått ut.

Prenumeranter på nyhetsbrev:

Vi samlar följande uppgifter av dig: e-postadress, namn och kontaktspråk. Dessa uppgifter kombineras till uppgifter samlade inom andra roller. Därutöver samlar vi information om ifall du läser våra nyhetsbrev och vilka länkar du klickar på i breven.

Vi använder dessa uppgifter till att genomföra, uppfölja och analysera vår kommunikation. Dessutom använder vi uppgifterna till att genomföra automatiserad marknadsföring.

Du kan avbeställa nyhetsbrevet via länken som finns på nyhetsbrevet.

Användare av vår webbsida:

Vi kan samla följande uppgifter: egenskaper och belägenhet av datorer och apparater som du använder, såsom IP-adress, identifieringskakor, sidor du besökt, varifrån du kom till vår sida, tid, operativsystem, apparat och webbläsare. Därtill samlar vi naturligtvis all den information du matar in på vår sida eller tjänsterna där.

Dessa uppgifter används till att utveckla webbplatsens egenskaper, säkerställa och betrakta webbplatsens datasäkerhet och förebygga eventuell nätvandalism. Därtill behandlas skilt inlämnad information för att erbjuda kundtjänst (online-tidsbeställning, respons).

Dina uppgifter kan även användas till att utföra sk. remarketing, så på basis av ditt besök kan du se våra marknadsföringsmeddelanden, t.ex. Facebook-, Instagram-, LinkedIn eller Google-annonser.

Deltagare i evenemang:

För att organisera evenemang samlar vi in registreringsinformation som namn, företagsnamn, titel, e-postadress, telefonnummer. Vi kan också fråga om specialdiet för servering eller på vilket språk kunden vill delta i evenemanget.

Politiska beslutsfattare och påverkare i regionens kommuner:

Vi behandlar dina uppgifter som en del av regionsamarbetet organiserat av våra ägarkommuner. I början av mandatperioden ber vi din kommun om dina kontaktuppgifter. Dessa uppgifter inkluderar ditt namn, e-postadress och andra kontaktuppgifter. De används till kommunikation och marknadsföring gällande vår verksamhet och våra tjänster. Du kan avbeställa nyhetsbrevet via länken som finns på nyhetsbrevet.

VASEKs styrelsemedlemmar, medlemmar i ledningsgruppen och andra i förvaltningen:

I början av mandatperioden ber vi styrelsemedlemmar ge medgivande till att överlåta uppgifter till oss. Dessa uppgifter består av namn, e-postadress, andra kontaktuppgifter samt uppgifter som behövs för betalning av mötesarvoden. Vi samlar uppgifter om ditt deltagande i styrelsemötena för betalning av mötesarvoden. Dessa uppgifter används även till styrelsekommunikation samt till att göra upp handelsregisteranmälan. Uppgifterna bevaras efter den sista mandatperioden i enlighet med lagar som berör löneadministration.

Ett insiderregister upprätthålls för styrelseledamöter, medlemmar i ledningsgruppen samt bokförare och revisorer som som har anknytningar till andra företag. Följande information samlas in i insiderregistret: namn, roll i företaget, organ de representerar i styrelsen, alla kommunala jobb eller förtroendefunktioner, sysselsättning samt representation och bestämmandeinflytande i andra företag. Informationen i insiderregistret kommer endast att sparas efter mandatperioden så länge som det är nödvändigt för bolagets ledning.

Webbtjänsternas utsedda användare:

Inom en del av våra webbtjänster skapas du ett användarnamn eller så använder du vår webbtjänst med identifikation skapad av en tredje part.

Vi samlar av dig de uppgifter som behövs för att skapa ett användarnamn. Vilka de är, beror på tjänsten. Huvudsakligen behöver vi dessa uppgifter: namn, kontaktuppgifter och uppgifter av den organisation du representerar.

Därtill samlar vi information om hur du använder tjänsten och alla de uppgifter du matar in i tjänsten.

Uppgifterna används till att försäkra tjänstens tekniska funktion, ordna säkerhetskontroll och till det användningsändamål som webbtjänsten är avsedd. Därtill sparar vi olika förteckningar över hur filerna använts och bearbetats.

Överlåtande av uppgifter

Personuppgifter kan överlåtas till samarbetspartners för att utföra en tjänst och främja en förmån och i samband med rapportering till olika projektfinansiärer.

När vi samarbetar med andra företag och organisationer med att arrangera evenemang, kan vi överlåta dina anmälningsuppgifter även till de som varit med i att arrangera evenemanget.

Offentlig information om företagen publiceras i Vasaregionens företagsregister som upprätthålls av VASEK https://vasek.yrityshakemistot.fi/.

Information överförs eller överlåts inte utanför EU:s eller Europas ekonomiska område.

För att kunna genomföra informationshanteringen tekniskt eller operativt kan VASEK överlåta en del av informationen till sina underleverantörer eller behandla informationen med hjälp av en teknisk förbindelse. VASEK kan också ta hjälp av underleverantörer för behandling av information. Vi tillåter inte underleverantörerna att vidarebefordra information för andra ändamål.

VASEK har rätt att använda eller överlåta information om det krävs enligt lag, för att skydda teknologi och för att försvara sig mot eller lägga fram rättsliga anspråk.

Hur vi skyddar dina personuppgifter

Datasäkerhet och dataskydd är väsentliga aspekter i VASEKs verksamhet. Vi vidtar behövliga tekniska, organisatoriska och administrativa säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifter vi besitter från försvinnande, missbruk, obehörig användning eller överlåtelse, förändring och förstöring.

Behandling av minderåriga personers uppgifter

VASEK behandlar också personuppgifter av minderåriga kunder som vill starta eget i samma omfattning som beskrivits ovan. Personuppgifter behandlas endast med vårdnadshavarnas medgivande.

Tredje parter

Vi överlåter personuppgifter även till myndigheter i den utsträckning som lagen förpliktar. Dessa myndigheter inbegriper till exempel polis-, skatte-, verkställande och tillsynsmyndigheter.

Därtill behandlas dina uppgifter av tredje parter, som informationssystemleverantörer, tjänsteleverantörer och andra underleverantörer. Vi har försäkrat oss om dessa tredje parters förtroendefullhet och gjort upp avtal om behandling av personuppgifter med dem. Dessutom instruerar vi dessa tredje parter om behandling av uppgifter.

Principer för skydd av registret och kundregistrets diskretion

Vi har förbundit oss att vidta ändamålsenliga åtgärder för att skydda personuppgifterna. Våra tekniska, administrativa och fysiska processer är planerade för att skydda personuppgifterna från försvinnande, dataintrång, överlåtelse, användning, förändring eller förstöring som sker av misstag, olagligt eller olovligt. Även om vi ser till att våra system är skyddade kan vi ändå inte garantera att webbsidan, datasystemet eller dataöverföringen via internet eller via något annat offentligt nätverk är helt säkra.

För att en person skall få rätt att använda registret krävs det att systemets huvudanvändare beviljar ett användarnamn. Huvudanvändaren bestämmer också vilka användarrättigheter som användaren skall få. För att kunna starta kundadministrationssystemet krävs det ett personligt lösenord. Användningen av registret och inloggningarna övervakas.

Informationen samlas i systemets databaser som är skyddade med hjälp av brandväggar och andra tekniska metoder. Databaserna förvaras i låsta och övervakade lokaler och endast vissa på förhand bestämda personer har tillgång till informationen.

Hela VASEKs personal och de utomstående personer som arbetar inom ramarna för VASEK har tystnadsplikt som berör all kundinformation. Personalen har fått utbildning och instruktioner i hur informationen skall behandlas ändamålsenligt och säkert.

Kontakt

Du har rätt att kontrollera vilken information som sparats om dig i registret. En begäran om granskning av registeruppgifterna skall sändas skriftligen och undertecknat till adressen:

Vasaregionens Utveckling Ab VASEK
Nedre torget 1 A
65100 Vasa

Av begäran bör det framgå att den gäller registerinformationen i VASEKs kundregister. Anhållan kan också göras personligen hos den registeransvariga. Generellt besvarar vi begäran senast inom 30 dagar från att den inlämnats. För att utöva dina rättigheter identifierar vi dig separat för att uppfylla din begäran och för att säkra andra registrerades rättigheter.

Du kan förbjuda direktmarknadsföring genom att trycka på länken i direktmarknadsföringsmeddelandet eller genom att ta kontakt per e-post på adressen info@vasek.fi.

Du har själv kontroll över alla personuppgifter som du ger oss. Om du i något skede vill korrigera dina personuppgifter är det bara att kontakta oss. Dessutom har du i vissa fall rätt att begära att dina personuppgifter tas bort ur registret samt att de överförs till ett annat företag. Du har rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna och förbjuda att personuppgifterna behandlas.

Vi ber dig ändå beakta att överlåtande av information och medgivande till att den behandlas i vissa fall kan vara en förutsättning för att en tjänst skall kunna tas i bruk eller användas. Vi förbehåller oss rätten att avbryta erbjudandet av tjänsterna eller förhindra tillträde till tjänsterna om den registrerade inte ger väsentlig information som behövs för tjänsten eller kräver att information skall tas bort.

Företags- och tjänsteregistrets offentliga uppgifter kan ses på adressen https://vasek.yrityshakemistot.fi/. Begäran om ändring av uppgifterna kan göras elektroniskt.

Att spara personuppgifter

Vi sparar personuppgifter bara så länge som de kan anses behövas för de ändamål som beskrivs i den här registerbeskrivningen, såvida inte lagen tillåter eller kräver att uppgifterna sparas längre.

Personkunders (blivande företagare) uppgifter anonymiseras när det har gått tio år sedan kundens senaste besök eller kontakt.

Kommunikationschef

Johanna Hietikko-Koljonen

johanna.hietikko-koljonen@vasek.fi

+358 50 591 8649