Dataskydd är viktigt för alla företag
Dataskydd och GDPR (EU:s allmänna dataskyddsförordning) berör alla företag, även småföretagare. Dataskydd är inte bara en lagstadgad skyldighet, utan också ett sätt att bygga förtroende hos kunder och förbättra företagets rykte.
Insamling och behandling av data
– Det första steget för att säkerställa att ditt företag har ett tillräckligt dataskydd är att förstå vilken information som samlas in och för vilket ändamål. Det är viktigt att endast samla in personuppgifter som är nödvändiga för verksamheten. Dessutom måste det alltid finnas en laglig grund för hur uppgifterna behandlas och används. Det här kan vara kundens samtycke eller ett avtal, betonar kommunikationschef Johanna Hietikko-Koljonen.
En tydlig registerbeskrivning är också en väsentlig del av dataskyddet:
– Varje företag bör ha en tydlig och förståelig registerbeskrivning. Registerbeskrivningen informerar kunderna om vilken information som samlas in, för vilket ändamål och hur den behandlas och av vem. Beskrivningen bör vara lättillgänglig, till exempel på företagets webbplats eller på en fysisk plats, råder Hietikko-Koljonen.
De registrerade personernas rättigheter och datasäkerhet
Genom GDPR får de som registrerat sig i databasen flera rättigheter, såsom till exempel rätt att granska, korrigera och radera sina uppgifter. Det är av yttersta vikt att de insamlade uppgifterna har ett starkt skydd.
– Det här kan innebära tekniska åtgärder som kryptering och åtkomstkontroll eller organisatoriska åtgärder såsom regelbundna säkerhetsrevisioner. Datasäkerhet är en kontinuerlig process som kräver ständig övervakning och utveckling, betonar Hietikko-Koljonen och fortsätter:
– Förenklat innebär det att man måste definiera och begränsa vem som har tillgång till vilka system och uppgifter. Dessutom måste åtkomsten till olika program alltid skyddas av personliga användar-ID:n och helst även tvåfaktorsautentisering. Det innebär att man måste sluta använda gemensamma lösenord som skrivs på klisterlappar.
Det är också viktigt att definiera hur länge personuppgifter ska lagras.
– Uppgifter bör endast lagras så länge det är nödvändigt, och onödiga uppgifter bör raderas på ett korrekt sätt. På så sätt ser man till att minska säkerhetsriskerna och följa GDPR-kraven, konstaterar Hietikko-Koljonen.
Om ditt företag hanterar stora mängder personuppgifter eller särskilda kategorier av personuppgifter kan det vara nödvändigt att utse en dataskyddsansvarig. Den dataskyddsansvarige ansvarar för att övervaka och utveckla dataskyddsfrågor och kan vara en ovärderlig hjälp i säkerställandet av företagets dataskydd.
Dataskyddsutbildning och dataintrång
Alla anställda måste förstå vikten av dataskydd och veta hur man agerar i enlighet med det som bestäms i dataskyddet.
– Regelbunden dataskyddsutbildning hjälper till att säkerställa att personalen vet hur man hanterar dataskyddsfrågor och personuppgifter samt hur man reagerar på eventuella dataintrång, säger Hietikko-Koljonen.
Det är viktigt att företaget har beredskap att reagera på dataintrång snabbt och effektivt och att det finns en handlingsplan för eventuella dataintrång. Vid behov ska intrången också rapporteras till myndigheter och kunder.
– Genom att reagera snabbt kan man minimera skadorna och återställa kundernas förtroende, avslutar Hietikko-Koljonen.
