Ohjeita ja vinkkejä yrittäjille

Tämä juttu julkaistiin ensimmäisen kerran 6.6.2024.

Maailman tilanne pandemioineen ja Euroopassa käytävine sotineen on osoittanut, ettei yrityksissä kannata enää ummistaa silmiään pelottavimmiltakaan skenaarioilta.

Yritysten varautuminen poikkeusoloihin on olennainen osa riskienhallintaa ja jatkuvuussuunnittelua. Poikkeusolot voivat olla luonnonkatastrofeja, pandemioita, kyberhyökkäyksiä, poliittisia kriisejä tai muita odottamattomia tapahtumia, jotka voivat vaikuttaa merkittävästi yrityksen toimintaan.

Henkilövaraukset kriisiajan organisaatiota varten

Kun ei eletäkään enää rauhanaikaa, vaan siirrytään poikkeusoloihin eli sotaan, voi edessä olla tilanne, jolloin yrityksen henkilökunta siirtyykin kokonaan tai osittain puolustusvoimien osoittamiin tehtäviin.

Työnantaja voi varata henkilöstönsä jäseniä kriittisiin töihin myös poikkeusoloissa. Tällöin työntekijän sodan ajan tehtävä on toimia työnantajansa palveluksessa turvaamassa yhteiskunnan elintärkeitä toimintoja.

Mieti mitkä yrityksesi tehtävistä ovat niin kriittisiä, jotta niitä hoitava henkilö voidaan varata jatkamaan näissä tehtävissä myös poikkeusoloissa. Henkilövarauksia haetaan kriisiajan organisaatiota varten.

• Lue lisää henkilövarauksista

Yrityksen varautumisen muistilista

Ennakointi on kokonaisturvallisuuden kannalta tärkeää, jotta voidaan varautua erilaisiin riskeihin ja uhkiin. Yrityksen tai organisaation on tunnistettava altistuminen sisäisille ja ulkoisille uhille ja varmistettava toiminnan jatkuminen kaikissa tilanteissa.

1. Riskianalyysi ja -arviointi
   Kartoitus kaikista mahdollisista poikkeusoloista ja niiden vaikutuksista yrityksen toimintaan. Arvioidaan kunkin riskin todennäköisyys ja vaikutukset liiketoimintaan.
2. Jatkuvuussuunnitelmat (Business Continuity Plans)
   Toiminnan jatkuvuussuunnitelma: Suunnitelma siitä, miten yrityksen kriittiset toiminnot pidetään käynnissä poikkeusoloissa.
   Viestintäsuunnitelma: Miten tiedotetaan henkilöstöä, asiakkaita, toimittajia ja muita sidosryhmiä poikkeustilanteessa.
3. Henkilöstön varautuminen
   Säännöllinen koulutus ja harjoitukset poikkeusolojen varalta.
   Vara-henkilöstö ja sijaiset: Suunnitelma, miten toiminta jatkuu, jos avainhenkilöt eivät ole käytettävissä.
4. Teknologinen varautuminen
   Tietoturva ja kybervarautuminen: Varmistetaan, että tietojärjestelmät ja -verkot ovat suojattuja kyberhyökkäyksiä vastaan. Huolehditaan säännölliset varmuuskopiot kriittisistä tiedoista ja järjestelmistä.
5. Logistiikka ja toimitusketju
   Varmistetaan, että toimitusketju on joustava ja pystyy toimimaan poikkeusoloissa. Varaudutaan käyttämään vaihtoehtoisia toimittajia, jos päätoimittajat eivät pysty toimittamaan tarvittavia tuotteita tai palveluita.
6. Taloudellinen varautuminen
   Riittävä kassavaranto ja vakuutukset, jotka kattavat poikkeusoloista aiheutuvat tappiot. Suunnitelmat rahoituksen järjestämiseksi kriisitilanteessa.
7. Tilojen ja infrastruktuurin varautuminen
   Varmistetaan, että yrityksen tilat ovat turvallisia ja toimintakykyisiä poikkeusoloissa.
   Varageneraattorit ja muut resurssit: Varaudutaan sähkökatkoihin ja muihin infrastruktuurihäiriöihin.
8. Harjoitukset ja testaukset
   Säännölliset harjoitukset, joissa testataan jatkuvuussuunnitelmien toimivuutta käytännössä.
   Harjoitusten perusteella tunnistetaan ja korjataan mahdolliset puutteet suunnitelmissa.

Vaasan Yrittäjät järjesti yhteistyössä Puolustusvoimien, Vaasan maanpuolustusnaisten ja Vaasan Yrittäjänaisten kanssa 28.5.2024 tilaisuuden teemalla turvallisuus, varautuminen ja valmius yritysten näkökulmasta. Tilaisuudessa mukana oli myös Pohjanmaan ELY-keskus.

Vastaava tilaisuus teemalla varautuminen häiriötilanteisiin järjestettiin 11.11.2024 yhteistyössä Vaasan Yrittäjien, Puolustusvoimien, Pohjanmaan ELY-keskuksen, Vaasan Yrittäjänaisten, Vaasan Maanpuolustusnaisten, Vaasanseudun Kehitys Oy VASEKin ja Yrityskummien kanssa.