Rekisteriseloste

Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan 25.5.2018 alkaen EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) yhdessä tietosuojalain (1050/2018) kanssa.

Laatimispäivä 20.3.2018, viimeisin päivitys 12.9.2024.

Rekisterinpitäjä:
Vaasanseudun Kehitys Oy VASEK (Y-tunnus 1850796-9)
Alatori 1 A (3. kerros)
65100 Vaasa
+358 6 317 7600
info@vasek.fi

Rekisterin pitämisen peruste
Asiakassuhteen hoito, asiakkaan suostumus sekä oikeutettu etu.

Tietosuoja Vaasanseudun Kehitys Oy VASEKissa

Vaasanseudun Kehitys Oy VASEK on sitoutunut suojelemaan yksilöiden oikeuksia ja pitämään käsittelemänsä tiedot turvassa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten VASEK käsittelee (kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa) asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Myös muuttaessamme, lisätessämme tai parantaessamme palvelujamme saatamme tehdä tähän dokumenttiin muutoksia. Mikäli laajennamme palvelua ja pyydämme sinulta lisää henkilötietoja, kerromme uusista käyttötarkoituksista viimeistään tietojen keräämisen yhteydessä. Lisäksi voimme päivittää tätä selostetta myös muuten, joten suosittelemme, että käyt silloin tällöin vilkaisemassa, onko seloste muuttunut.

VASEK käsittelee henkilötietoja useista eri syistä. Tässä selosteessa viittaamme asiakkaisiin, potentiaalisiin asiakkaisiin, asiakkaidemme työntekijöihin ja muihin asianomaisiin osapuoliin.

Käsittelemme henkilötietojasi eri perusteilla riippuen siitä, mitä palvelujamme käytät. Saatat kuulua yhteen tai useampaan henkilötietoryhmään, riippuen siitä, miten laajasti käytät palvelujamme.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Aloittavat yrittäjät:

Keräämme aloittavista yrittäjistä nimi- ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti, osoite yms.), sukupuolen, kotikunnan, syntymäajan, yhteydenpitokielen sekä palvelun tuottamiseen liittyviä tietoja. Nämä tiedot ovat mm. koulutusluokka, koulutuskuvaus, ammatti, työtilanneluokka, työtilannekuvaus, työkokemuskuvaus, sähköposteja, kannattavuuslaskelmia, liiketoimintasuunnitelmia ja kaikkea muuta dokumentaatiota, joita tarvitaan palvelun tuottamiseksi. Tallennamme myös ilmoittautumisesi eri tilaisuuksiin sekä vastauksesi tekemiimme kyselyihin.

Lisäksi kirjaamme tapaamisten ja yhteydenottojen keskeisen sisällön, yritysneuvojan antamat lausunnot, asiantuntijalähetteet, yrityksen perustamiseen sekä muut tapahtumat asiakkuuden aikana.

Tiedot kerätään suoraan asiakkaalta, mutta saamme henkilötietoa myös Suomen Uusyrityskeskuksen (SUK ry.) markkinointijärjestelmästä (nimi, sähköpostiosoite, postinumero ja työtilanne). Näiden tietojen perusteella otamme yhteyttä sinuun palvelun tarjoamiseksi. Olet antanut suostumuksen näiden tietojen luovuttamiseen meille lomakkeen täyttämisen yhteydessä.

Rekisteritietoja voidaan käyttää VASEKin ja sen yhteydessä toimivan (aputoiminimi) Uusyrityskeskus Startian ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä markkinatutkimukseen ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin. Rekisteritietoja voidaan käyttää VASEKin/Startian ja asiakkaan väliseen markkinointiin (ml. sähköinen suoramarkkinointi) ja sen kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa. Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi.

Asiakkaan ottaessa yhteyttä VASEKiin/Startiaan voidaan sähköpostiviestit tallentaa. Tallennettua viestintää voidaan käyttää asiakaspalvelutapahtumien todentamiseen ja yhtiön työntekijöiden koulutukseen. Ainoastaan asiakastietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.

Lisäksi käytämme näitä tietoja, jos haluat meidän tuottavan lausunnon rahoittajalle, kuten Finnveralle tai TE-palveluille (Finnvera-laina, Starttiraha). Tietoja luovutetaan asiakkaan suostumuksella myös asiantuntijaverkostomme jäsenille. Tällöin luovutetaan henkilön yhteystiedot ja tiivis kuvaus liikeideasta.

Voimme käyttää asiakkaan tietoja myös petoksilta ja muilta rikoksilta, vaatimuksilta ja vastuilta suojautumiseksi sekä niiden tunnistamiseksi ja ennaltaehkäisemiseksi. Voimme käyttää tietoja sovellettavan lain noudattamiseksi.

Toimivat yritykset ja yritysten yhteyshenkilöt/työntekijät:

Keräämme tietoja niistä yrityksistä, yrittäjistä ja henkilökunnasta, jotka toimivat seudullamme, ovat nykyisiä tai potentiaalisia asiakkaitamme tai yhteistyökumppaneitamme.

Keräämme asiakkaista nimi- ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti, osoite yms.), syntymäajan (seudun yrittäjien osalta), sukupuolen, kotikunnan, yhteydenpitokielen sekä palvelun tuottamiseen liittyviä tietoja. Nämä tiedot ovat mm. sähköposteja, muistioita puhelinkeskusteluista, kokousmuistiinpanoja, sekä kaikkea muuta dokumentaatiota, jota tarvitaan palvelun tuottamiseen. Tallennamme myös ilmoittautumisesi eri tilaisuuksiin sekä vastauksesi tekemiimme kyselyihin.

Lisäksi kirjaamme tapaamisten ja yhteydenottojen keskeisen sisällön, yritysneuvojan antamat lausunnot, asiantuntijalähetteet, yrityksen perustamisen sekä muut tapahtumat asiakkuuden aikana.

Aloittava yrittäjä -asiakkaanamme olleista käytämme myös kaikkea sen roolin alla kerättyä tietoa. Lisäksi jos olet osa asiantuntijakumppaniverkostoamme, käsittelemme tietoja osaamisestasi ja tarjoamistasi palveluista.

Rekisteritietoja voidaan käyttää VASEKin ja sen yhteydessä toimivan (aputoiminimi) Uusyrityskeskus Startian ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä markkinatutkimukseen ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin. Rekisteritietoja voidaan käyttää VASEKin ja asiakkaan väliseen markkinointiin (ml. sähköinen suoramarkkinointi) ja sen kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa. Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi.

Yritysten kanssa käydyt keskustelut ja tehdyt toimenpiteet käsitellään meillä luottamuksellisina tai salaisina. Huomaa kuitenkin, että jos olet myös hankeasiakas, jotkin tiedot saattavat kuulua osittain tai kokonaan julkisuuslain piiriin (julkinen rahoitus).

Tiedot kerätään suoraan asiakkaalta, mutta keräämme myös henkilötietoja alueellamme toimivista yrityksistä, niiden yrittäjistä ja avainyhteyshenkilöistä myös julkisista lähteistä, kuten PRH, Fonectan yritystietolistaukset, Kaupparekisteri, yritysten verkkosivut jne.

Rekisterissä olevia yrityksiä koskevia julkisia perustietoja käytetään Vaasan seudun yritys- ja palveluhakemistossa https://vasek.yrityshakemistot.fi/. Voit ottaa meihin yrityshakemiston kautta yhteyttä, mikäli haluat muuttaa yrityksesi hakemistossa näkyviä tietoja tai poistaa yrityksen yrityshakemistosta.

Voimme käyttää asiakkaan tietoja myös petoksilta ja muilta rikoksilta, vaatimuksilta ja vastuilta suojautumiseksi sekä niiden tunnistamiseksi ja ennaltaehkäisemiseksi. Voimme käyttää tietoja sovellettavan lain noudattamiseksi.

Hankkeisiin liittyvät asiakkaat:

Osallistuessasi EU-rahoitteisen hankkeen toimenpiteeseen, koulutukseen tai tapahtumaan keräämme samoja tietoja kuin Aloittavat yrittäjät ja Toimivat yritykset ja yritysten yhteyshenkilöt/työntekijät -rooleissa olevilta asiakkailtakin. 

Tietoja käytetään hankkeissa toteutettavan viestinnän, markkinoinnin ja asiakaspalvelun toteuttamiseksi. Lisäksi luovutamme EU-hankeraportointia varten joitakin henkilötietoja rahoittajalle, hankkeen päätoteuttajalle ja hankkeen valvojalle.

Hankkeiden tietoja käsitellään lakisääteisen velvoitteen hoitamiseksi. Lakisääteinen velvoite muodostuu rakennerahastoja koskevasta kansallisesta ja EU-lainsäädännöstä, joita ovat muun muassa: Laki alueiden kehittämisestä ja rakennerahastotoiminnan hallinnoinnista (7/2014), Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/2014), Yleisasetus (EU N:o 1303/2013), EAKR-asetus (EU N:o 1301/2014), ESR-asetus (EU N:o 1304/2013).

Henkilötietoja säilytetään 10 vuotta hankeajan päättymisestä. 

Uutiskirjetilaajat:

Keräämme sinulta sähköpostiosoitteen ja nimen sekä valitsemasi yhteydenpitokielen. Nämä tiedot yhdistetään muissa rooleissa kerättyihin tietoihin. Lisäksi keräämme tietoja siitä, luetko uutiskirjeitämme ja mitä linkkejä niistä klikkaat.

Käytämme näitä tietoja viestinnän toteuttamiseen, sen seurantaan ja analysointiin. Lisäksi käytämme keräämäämme tietoa markkinointiautomaation toteuttamiseksi.

Voit perua uutiskirjeen tilauksen uutiskirjeestä löytyvän linkin kautta.

Verkkosivujen käyttäjät:

Saatamme kerätä tietoja käyttämiesi tietokoneiden ja laitteiden ominaisuuksista ja sijainnista kuten IP-osoite, tunniste-evästeet, vieraillut sivut, mistä tulit sivuillemme, ajan, käyttöjärjestelmän, laitteet ja selaimen. Lisäksi luonnollisesti tallennamme kaiken sivuille tai sen palveluihin syöttämäsi tiedot.

Näitä tietoja käytämme sivuston ominaisuuksien kehittämiseen ja sivustojen tietoturvan varmistamiseen ja tarkkailuun sekä mahdollisen verkkoilkivallan ehkäisyyn. Lisäksi erikseen syötettyjä tietoja käsitellään asiakaspalvelun tuottamiseen (nettiajanvaraus, palaute).

Tietojasi saatetaan käyttää myös ns. uudelleen markkinoinnin (remarketing) toteuttamiseksi, joten vierailusi perusteella saatat nähdä markkinointiviestejämme, esim. Facebook-, Instagram-, LinkedIn- tai Google-mainoksia.

Tapahtumiin ilmoittautuvat:

Keräämme tapahtumien järjestämistä varten ilmoittautumistietoja kuten nimi, yrityksen nimi, titteli, sähköpostiosoite, puhelinnumero. Saatamme myös kysyä erikoisruokavaliota tarjoiluja varten tai minkäkielistä tilaisuutta ilmoittautuminen koskee.

Seudun kuntien poliittiset päättäjät ja vaikuttajat:

Osana kuntaomistajiemme järjestämää seutuyhteistyötä käsittelemme tietojasi. Valtuustokauden alussa pyydämme kunnaltasi yhteystietosi. Nämä tiedot koostuvat nimestäsi, sähköpostiosoitteesta ja muista yhteystiedoista. Näitä tietoja käytetään viestintään ja markkinointiin toiminnastamme ja palveluistamme. Voit perua uutiskirjeen tilauksen uutiskirjeestä löytyvän linkin kautta.

VASEKin hallituksen jäsenet, johtoryhmän jäsenet ja muut hallinnossa toimivat:

Hallituskauden alussa hallituksen jäseniltä pyydetään suostumus tietojen luovuttamiseen meille. Nämä tiedot koostuvat nimestä, sähköpostiosoitteesta, muista yhteystiedoista sekä kokouspalkkioiden maksua varten tarvittavista tiedoista. Keräämme tietoja osallistumisesta hallituksen kokouksiin kokouspalkkioiden maksua varten. Näitä tietoja käytetään myös hallituksen viestintään ja kaupparekisteri-ilmoituksen tekemiseen. Tietoja säilytetään viimeisen hallituskauden jälkeen palkkahallintoa koskevien lakien mukaisesti.

Hallituksen jäsenistä, johtoryhmän jäsenistä sekä kirjanpitäjistä ja tilintarkastajista ylläpidetään sisäpiirirekisteriä, josta käy ilmi sidonnaisuudet muihin yhtiöihin. Sisäpiirirekisteriin kerätään seuraavat tiedot: nimi, rooli yhtiössä, ketä edustaa hallituksessa, mahdollinen kunnallinen työ- tai luottamustehtävä, varsinainen työpaikka sekä edustukset ja määräysvalta muissa yhtiöissä. Sisäpiirirekisterin tietoja säilytetään toimikauden jälkeen vain niin kauan kuin on tarpeellista yhtiön hallinnon hoitamiseksi.

Verkkopalveluiden nimetyt käyttäjät:

Osassa verkkopalvelujamme sinulle luodaan käyttäjätunnus tai käytät verkkopalveluamme kolmannen osapuolen luomalla tunnuksella.

Keräämme sinulta käyttäjätunnuksen luomiseen tarvittavat tiedot, jotka palvelusta riippuen vaihtelevat. Pääsääntöisesti nämä tiedot koostuvat seuraavista: nimi, yhteystiedot ja edustamasi organisaation tiedot.

Lisäksi keräämme tietoa siitä, miten käytät palvelua ja kaiken palveluun syöttämäsi tiedon.

Tietoja käytetään palvelun teknisen toiminnan varmistamiseksi, pääsynhallinnan järjestämiseksi sekä siihen käyttötarkoitukseen, johon tarjoamamme verkkopalvelu on tarkoitettu. Lisäksi tallennamme erilaisia luetteloita tiedostojen käyttämisestä ja muokkaamisesta.

Tietojen luovutus

Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille palvelun suorittamiseksi, etusi edistämiseksi sekä eri hankkeiden rahoittajatahoille raportoinnin yhteydessä.

Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan antaman suostumuksen perusteella TE-toimistolle starttirahan myöntämistä varten, Finnveralle Finnvera-lainan hakemista varten sekä asiantuntijoille, rahoituslaitoksille yms. asiakkaan tarpeiden mukaisia toimenpiteitä varten.

Tehdessämme yhteistyötä muiden yritysten ja organisaatioiden kanssa tapahtumien järjestämisessä, voimme luovuttaa ilmoittautumistietosi myös muille kyseisen tapahtuman järjestämiseen osallistuneille tahoille.

Yritysten julkiset tiedot julkaistaan VASEKin ylläpitämässä Vaasan seudun yritys- ja palveluhakemistossa https://vasek.yrityshakemistot.fi/.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen käsittelyn teknisen tai operatiivisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita VASEKin alihankkijoilla tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. VASEK voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Emme salli alihankkijoiden luovuttavan tietoja eteenpäin muuhun tarkoitukseen.

VASEKilla on oikeus käyttää tai luovuttaa tietoja, mikäli se on tarpeen lain johdosta, teknologian suojaamiseksi, oikeusvaateilta puolustautumiseksi tai niiden esittämiseksi.

Miten suojaamme henkilötietojasi

Tietoturva ja tietosuoja ovat VASEKin toiminnassa keskeisiä. Käytämme asianmukaisia teknisiä, organisatorisia ja hallintoon liittyviä turvallisuusmenettelyjä, joilla suojaamme hallussamme olevia tietoja katoamiselta, väärinkäytön, luvattoman käytön tai luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.

Alaikäisten henkilöiden tietojen käsittely

VASEK käsittelee myös alaikäisten yritysten perustajien henkilötietoja samassa laajuudessa kuin edellä on kuvattu. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan huoltajien suostumuksella.

Kolmannet osapuolet

Luovutamme henkilötietoja myös viranomaisille siinä määrin kuin laki niin velvoittaa. Näihin viranomaisiin kuuluvat esimerkiksi poliisi, vero-, täytäntöönpano- ja valvontaviranomaiset.

Lisäksi tietojasi käsittelevät kolmannet osapuolet, kuten tietojärjestelmätoimittajat, palveluntoimittajat ja muut alihankkijat. Olemme varmistaneet näiden kolmansien osapuolien luottamuksellisuuden ja tehneet heidän kanssaan sopimuksen henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi ohjeistamme näitä kolmansia osapuolia tietojen käsittelyyn liittyen.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja asiakasrekisterin luottamuksellisuus

Olemme sitoutuneet huolehtimaan asianmukaisista toimenpiteistä pitääksemme henkilötiedot turvassa. Tekniset, hallinnolliset ja fyysiset prosessimme on suunniteltu suojaamaan henkilötiedot vahingossa tapahtuvalta, laittomalta tai luvattomalta häviämiseltä, tietoihin pääsyltä, luovuttamiselta, käytöltä, muuttamiselta tai tuhoamiselta. Vaikka huolehdimme järjestelmiemme suojaamisesta, emme kuitenkaan voi taata, että internet-sivu, tietokonejärjestelmä tai tietojen siirto internetin tai muun julkisen verkon välityksellä on täysin turvallinen.

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää järjestelmän pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Asiakashallintajärjestelmän käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.

Tiedot kerätään järjestelmän tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Koko VASEKin henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Henkilöstö on saanut koulutusta ja ohjeistusta tietojen asianmukaisesta ja turvallisesta käsittelystä.

Yhteydenotto

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Vaasanseudun Kehitys Oy VASEK
Alatori 1 A
65100 Vaasa

Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee VASEKin asiakasrekisterin rekisteritietoja. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Yleisesti pyyntöihin vastataan viimeistään 30 päivän kuluttua pyynnön esittämisestä. Oikeuksien käyttämiseksi tunnistamme sinut erikseen pyynnön toteuttamiseksi ja muiden rekisteröityjen oikeuksien varmistamiseksi.

Voit kieltäytyä suoramarkkinoinnista suoramarkkinointiviesteissä olevaa linkkiä painamalla tai ottamalla yhteyttä osoitteeseen info@vasek.fi. 

Sinä hallitset kaikkia henkilötietoja, jotka annat meille. Jos missään vaiheessa haluat korjata henkilötietojasi, ota meihin yhteyttä. Lisäksi sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää sinua koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle yritykselle. Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Pyydämme kuitenkin huomioimaan, että tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen voi tietyissä tilanteissa olla palvelun käyttöönoton tai käyttämisen edellytys. Yritys varaa oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoaminen tai estää pääsyn palveluihin, mikäli rekisteröity ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii niiden poistamista.

Yritys- ja palveluhakemiston julkiset tiedot voi tarkistaa osoitteessa https://vasek.yrityshakemistot.fi/. Tietojen muutospyynnön voi tehdä sähköisesti.

Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötiedot vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, ellei tietojen säilyttäminen tätä pidempään ole lain edellyttämää tai lain nojalla sallittu.

Henkilöasiakkaiden (alkavat yrittäjät) tiedot anonymisoidaan, kun asiakkaan viimeisestä käynnistä tai yhteydenotosta on kulunut kymmenen vuotta.